Les e-mails professionnels ont joué un rôle important récemment. C’est un moyen de communiquer efficacement avec les employés, collègues, partenaires, sponsors et associés commerciaux. Les gens comptent sur les e-mails pour gérer leur entreprise sans aucune entrave. Comme plus de 25 % des personnes travaillent dans une configuration à distance, les e-mails professionnels sont devenus une partie intégrante. Les gens préfèrent cette chaîne aux appels vidéo et aux SMS.

Les e-mails professionnels aident à établir des relations solides avec les destinataires. Vous pouvez transmettre des messages plus longs sans aucune limite de caractères et même utiliser des visuels pour élaborer le sujet. Lorsqu’ils sont bien faits, les e-mails professionnels aident à peindre une image de marque crédible. Les utilisateurs seront plus enclins à vous faire confiance et à prendre les mesures que vous attendez d’eux.

Ces points montrent à quel point les e-mails professionnels sont importants. Voyons donc comment vous pouvez rendre vos e-mails professionnels plus percutants en 2023.

1. Créer une ligne d’objet pertinente

La ligne d’objet est de la plus haute importance dans les e-mails professionnels. Vous devez être sincère dans votre approche et écrire une ligne d’objet significative. Essayez de transmettre le sujet de l’e-mail. 

Les lignes d’objet vagues se présentent comme du spam et dissuadent les utilisateurs d’ouvrir votre e-mail. Alors soyez le plus clair possible. Rédigez une ligne d’objet courte et convaincante pour votre campagne de marketing par e-mail qui inciterait les utilisateurs à lire votre e-mail. 

Une bonne ligne d’objet comprend des mots-clés importants et résume la raison de la rédaction de l’e-mail.

2. Rédigez une copie concise

Une fois qu’un utilisateur a ouvert votre e-mail, il recherche des informations importantes qui lui seraient utiles. Tourner autour du pot est sûr de les rebuter. Rédiger une copie concise, facilement lisible et consommable garantit que les gens ne manquent pas les informations nécessaires.

Voici quelques conseils pour vous guider :

1. Concentrez-vous sur un seul sujet. Rendez-le aussi épuré que possible.
2. Évitez d’utiliser du jargon technique et des phrases compliquées. Écrivez comme si vous parliez à un ami sur le ton de la conversation.
3. Demandez-vous si la phrase ajoute du poids à l’e-mail et modifiez-la en conséquence. Supprimez tout ce qui ne contribue pas à l’objectif de l’e-mail.
4. Assurez-vous que l’utilisateur n’a pas à faire trop défiler. Ils utilisent très probablement leurs appareils mobiles pour accéder aux e-mails et vous devez rendre leur travail aussi simple que possible.
5. Utilisez des espaces entre les paragraphes, des puces et beaucoup d’espaces blancs pour rendre l’e-mail lisible d’un coup d’œil.

Consultez cet e-mail d’Active Campaign dans lequel ils ont inclus tous les points saillants qui encouragent les lecteurs à télécharger la boîte à outils des fêtes.

3. Utilisez une voix puissante qui correspond à la personnalité de votre marque

Vos e-mails doivent être brefs, mais cela ne signifie pas que vous supprimez la voix de votre marque. Adressez-vous correctement au lecteur. Par exemple : évitez d’utiliser « Hey there » dans les e-mails professionnels formels. Vous pouvez écrire « Salut » ou « Bonjour » selon la culture professionnelle que le lecteur pourrait aimer. L’ajout d’emojis peut déprécier votre personnalité et la rendre plus décontractée. Donc, évitez-le si vous voulez vous présenter comme un professionnel.

Si vous parcourez votre boîte de réception professionnelle, vous pourriez tomber sur un certain nombre d’e-mails professionnels « mal écrits ». Certains peuvent avoir un langage ou un ton inapproprié, certains peuvent ne pas être correctement formatés, tandis que d’autres peuvent avoir une demande ridicule de votre part. Inspirez-vous de ces e-mails pour savoir ce qu’il ne faut pas faire.

Par exemple : jetez un œil à cet e-mail envoyé par un professionnel du marketing au hasard.

Suivez les directives de votre marque et maintenez la cohérence tout au long des communications. Reconnaissez le fait que vous comprenez que le lecteur est occupé. Rédigez la copie de manière à ce qu’elle reflète que vous respectez leur temps et leur espace professionnel ou personnel. Remerciez les lecteurs si nécessaire et soyez empathique. S’il s’agit d’un e-mail de suivi, récapitulez le point que vous avez soulevé dans le premier e-mail.

4. Ajoutez une signature appropriée

En plus de la ligne d’objet et de la copie, votre signature offre également la possibilité de laisser un impact sur les lecteurs. Incluez les liens de partage social, vos coordonnées et toute autre information importante que vous jugez nécessaire.

Voici un exemple d’une bonne signature d’e-mail. Il comprend la désignation de l’expéditeur, son site internet, et des liens vers les témoignages clients et études de cas. Cela piquera la curiosité du lecteur et renforcera sa confiance. Par conséquent, ils seront désireux de répondre à l’e-mail ou d’agir.

Pour les marques, une bonne signature (ou pied de page) ressemblerait à ceci. Ils ont inclus tous les liens de navigation importants et le lien de désabonnement dans la signature.

5. Relisez toujours avant d’appuyer sur le bouton d’envoi

Vos e-mails professionnels doivent être rédigés dans un français impeccable. Les fautes de grammaire agacent les lecteurs. Cela peut également augmenter les plaintes de spam et les faire se désabonner. Assurez-vous de relire vos e-mails avant d’appuyer sur le bouton d’envoi.

Pensez également à la façon dont les gens aiment que leur nom de marque soit écrit. Par exemple : Mailchimp était auparavant connu sous le nom de MailChimp (avec un C majuscule) mais maintenant ils sont passés à Mailchimp. HubSpot préfère un « S » majuscule dans son nom. De telles choses semblent insignifiantes mais elles auraient beaucoup d’importance pour quelqu’un qui y travaille. Tout dépend de leurs directives de marque.

Il est conseillé de le faire réviser par quelqu’un d’autre dans l’équipe. Cela vous aidera à obtenir une opinion impartiale et à améliorer davantage la copie. En outre, vous pouvez également utiliser des outils tels que Hemingway App Editor ou Grammarly pour vous aider avec le ton, une meilleure utilisation des mots et une meilleure lisibilité.

Pour conclure

Avec les e-mails professionnels, vous devez toujours penser à la personne à qui vous envoyez. Comptez également les barrières de fuseau horaire en plus des points discutés ci-dessus. Si vous êtes assis en Australie et que vous écrivez à quelqu’un en Inde, rappelez-vous que cela pourrait être « demain » en Australie, mais c’est toujours « aujourd’hui » en Inde. Ayez le souci du détail – C’est la clé pour rédiger des e-mails professionnels qui fonctionnent et offrent une expérience agréable.