Etude de la concurrence, thought leadership, éducation des partenaires ou information des collaborateurs…de plus en plus d’organisations décident de mettre en place une veille collaborative, cependant encore peu d’entre elles prennent en compte l’organisation de celle-ci avant de vraiment la mettre en place. Retour sur quelques points clefs pour vraiment gagner du temps !
Cibler son audience
Bien des systèmes de veille ne sont pas orientés vers les lecteurs : c’est dommage. Une veille non lue est en fait assez inutile. Il convient donc avant de se lancer dans une veille de se poser la question de l’audience.
Va t-on s’adresser à :
- l’ensembles des collaborateurs,
- un ou des groupes de collaborateurs précis,
- des lecteurs en dehors de l’organisation (clients, partenaires, fournisseurs,…).
Selon les types d’audience, la mode de diffusion et la sécurisation des données se trouveront impactés.
Cibler l’audience, c’est aussi comprendre leurs attentes en termes d’information quels sont les sujets (topics) sur lesquels ils souhaitent être informés, quels sont les phénomènes clefs qu’il faut suivre pour ces personnes, quels sont les acteurs et sources d’information essentiels à l’organisation de cette veille.
Définir les plateformes de lecture
Vous souhaitez garantir une bonne diffusion et lecture de votre veille? Proposez vos contenus où se trouve déjà votre audience.
Par exemple, une veille pour les collaborateurs peut être facilement être mise à disposition sur un intranet ou un réseau social d’entreprise, voire également via une newsletter en parallèle.
Selon la confidentialité des informations on pourra intégrer la veille pour des personnes externes à l’organisation sur des sites webs ou sur des rubriques d’actualités de blogs.
Voici justement l’aperçu d’une newsletter de veille que j’ai reçu au moment où j’écrivais ce blog post.
On a ici une newsletter claire et visuelle, avec même une rubrique en bref qui permet de capter l’essentiel si je n’ai pas le temps de tout lire.
L’équipe de veille a même pensé à inclure des liens de partage dans le footer de la newsletter pour donner de la visibilité à son action. Pour stocker facilement et visuellement ses contenus Ardèche Développement utilise Scoop.it en mode public mais on pourrait tout à fait faire de même en mode privé (via la plateforme Scoop.it Knowledge Sharing par exemple) ou encore sur un site web.
Choisir entre souplesse et sécurité
Difficile d’avoir le beurre et l’argent du beurre dans ce domaine. Plus la veille sera « ouverte » plus vous avez de chances qu’elle soit consultée par des publics hors de votre cible initiale. Si la question ne se pose pas pour une veille destinée à être complètement publique, on se posera plus de questions dans le cas où on souhaite diffuser largement des contenus à des audiences privées mais sans nécessairement trop de complexité (par exemple la nécessité d’avoir des identifiants ou des codes à retenir).
Heureusement, il existe des systèmes agiles pour le lecteur permettant de consulter du contenu privé sans avoir à mémoriser des mots de passe ou retenir des identifiants complexes. On peut citer comme exemple des rubriques de veilles déjà intégrées dans un intranet, des pages de veille privées accessible avec des liens sécurisés sans identifiants, voire les intégrations des plateformes de veille en SSO (pour se connecter directement sur la solution depuis son environnement de travail).
Vous avez un projet de veille collaborative, vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de l’accès aux contenus ? N’hésitez pas à prendre contact avec l’équipe Scoop.it!
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