Au cœur de Grand Paris Sud, un centre de ressources fait rayonner l’information.
Harmoniser la diffusion d’informations sur un territoire regroupant 23 communes, 355 000 habitants et plus de 1 500 agents : tel est le défi relevé par l’équipe du centre de ressources du bloc communal. Avec Scoop.it, Anne, Olga, Cécile et Mélodie ont su transformer un patchwork de pratiques en un dispositif de veille fluide, collaboratif et percutant. Résultat : une information ciblée, livrée directement aux élus et agents, et un réseau de veilleurs qui enrichit chaque jour la pertinence des contenus.
Pouvez-vous vous présenter ainsi que votre structure ?
Nous travaillons pour la communauté d’agglomérations Grand Paris Sud Seine Essonne Sénart. C’est un territoire regroupant 23 communes, environ 355 000 habitants et 1 500 agents, situé en Essonne et en Seine-et-Marne.
Au sein du centre de ressources du bloc communal, nous sommes quatre agents : Anne, responsable du service ; Olga et Cécile, chargées de documentation et d’information ; ainsi que Mélodie, gestionnaire administrative et financière.
Notre mission est de fournir information et documentation aux élus, aux agents de l’agglomération et à ceux des communes, en veillant à leur offrir un accès rapide et ciblé aux ressources dont ils ont besoin.
Quelle était votre gestion du contenu avant d’utiliser Scoop.it ?
En 2016 , la fusion de plusieurs agglomérations a réuni des équipes ayant chacune leurs habitudes de travail. Les méthodes de collecte et de diffusion de l’information étaient hétérogènes, ce qui compliquait la mutualisation et la cohérence des contenus. Nous avions besoin d’un outil commun, capable d’harmoniser nos pratiques et d’améliorer notre efficacité.
Pourquoi votre choix s’est-il porté sur Scoop.it ?
Scoop.it était souvent mentionné lors des formations en documentation. Après avoir exploré les solutions existantes, nous avons retenu celle-ci, car elle correspondait parfaitement à nos besoins : simplicité d’utilisation, autonomie dans la gestion du contenu et rapidité de prise en main.
Comment êtes-vous organisés pour la curation de contenu ?
Une enquête menée auprès des agents a révélé qu’ils préféraient recevoir directement l’information via des newsletters plutôt que d’aller la chercher. Nous avons donc structuré notre organisation autour de ce format.
Nous couvrons aujourd’hui environ 45 thématiques de veille, réparties entre trois documentalistes. Chacune gère ses thématiques, effectue la veille et envoie la newsletter correspondante, ce qui nous permet de traiter un large éventail de sujets tout en garantissant une régularité dans la diffusion.
Pouvez-vous m’en dire plus sur la création de comptes lecteurs ?
Depuis la fin de l’année dernière, nous avons ajouté une dimension collaborative à notre dispositif : le réseau de veilleurs. Il regroupe des collègues volontaires qui contribuent directement à la veille.
Olga organise des ateliers une fois par mois pour présenter l’outil et installe la bookmarklet sur leur poste, leur explique son fonctionnement, puis ils deviennent autonomes pour proposer des articles. Nous comptons aujourd’hui une vingtaine de comptes de veilleurs , et ce chiffre est amené à croître.
À qui s’adresse votre veille et quelle est votre audience principale ?
Nous voulons développer notre audience auprès des agents des communes. Les statistiques de Scoop.it nous aident d’ailleurs à orienter notre stratégie : elles nous permettent de mesurer l’engagement par les taux d’ouverture et de lecture, de fusionner certaines thématiques ou de supprimer des newsletters moins suivies.
La gestion mutualisée des destinataires est également un atout majeur : elle nous fait gagner un temps considérable et nous permet d’être plus réactifs.
Quelles autres fonctionnalités utilisez-vous et dans quel but ?
Nous exploitons la fonctionnalité de suggestions de contenu, qui propose automatiquement des articles pertinents en fonction des mots-clés paramétrés pour chaque thématique. Cela enrichit considérablement notre veille et nous fait découvrir des ressources que nous n’aurions peut-être pas repérées autrement.
Avez-vous noté d’autres impacts depuis la mise en place de cette veille ?
Oui, et ils sont significatifs. Nos taux de lecture varient aujourd’hui entre 15 % et plus de 70 %, selon les thématiques. Ces données, accessibles depuis que nous envoyons nos newsletters via Scoop.it, nous permettent de suivre les tendances, d’adapter nos contenus et d’améliorer notre pertinence éditoriale.
Quelle est votre fonctionnalité préférée et pourquoi ?
La bookmarklet ! C’est un outil à la fois simple, rapide et très efficace : il suffit d’un clic pour ajouter un article à Scoop.it depuis sa source. Cela facilite grandement notre travail de curation.
Avez-vous mis en place des actions de promotion autour de vos veilles ?
Oui. L’année dernière, nous avons rencontré toutes les directions pour présenter le centre de ressources et nos veilles. Une nouvelle plaquette a également été créée à destination des communes.
Le réseau de veilleurs contribue aussi à cette promotion, en faisant découvrir les newsletters à leurs collègues. Enfin, nous organisons chaque trimestre l’Agglo-Express, une présentation pour les nouveaux agents : nous leur faisons visiter le centre de ressources et leur expliquons l’ensemble de nos dispositifs de veille. Ce service, que beaucoup considèrent comme rare dans d’autres collectivités, suscite un réel intérêt.
Pouvez-vous résumer en quelques mots votre expérience avec Scoop.it ?
Nous apprécions sa facilité d’utilisation, son autonomie et la pertinence de ses suggestions de contenu. Le support technique est également très réactif, et nous nous sentons véritablement écoutés.
Quel conseil donneriez-vous à une personne ou à une organisation qui envisagerait de travailler avec Scoop.it ?
Après plusieurs années d’utilisation, nous sommes pleinement convaincus de la valeur ajoutée de cette solution, tout comme notre direction. C’est un outil efficace, simple à prendre en main et qui favorise la collaboration.
