Comment une collectivité territoriale peut-elle faire de la veille documentaire un véritable outil de diffusion, de partage et d’intelligence collective ?
Cécile Conan-Lafourcade, bibliothécaire de métier et aujourd’hui responsable du service documentation au sein du Département des Hautes-Pyrénées, partage une démarche exemplaire. En deux ans, elle a su structurer, rationaliser et dynamiser un service essentiel à la circulation de l’information, tant en interne qu’à destination des partenaires du territoire.
Grâce à une approche méthodique et un outil adapté, elle illustre comment une veille bien pensée peut devenir un moteur de transformation pour une organisation publique.
Pouvez-vous vous présenter ainsi que votre collectivité ?
Cécile CONAN-LAFOURCADE
Je travaille pour le Département des Hautes Pyrénées, une collectivité territoriale employant 1 700 agents, située dans le sud-ouest français, en région Occitanie. Je suis Bibliothécaire de métier et chef de service à la médiathèque départementale.
Il y a 2 ans, le directeur général des services de l’époque m’a demandé de prendre en charge en sus de mes missions, le service documentation de la collectivité.
Il souhaitait que l’information soit la plus dématérialisée possible et qu’elle parvienne de manière plus directe aux destinataires. Il avait lu un article au sujet du travail de veille mené par le service documentation du Département du Calvados et nous a présenté leur portail de veille documentaire.
De ce fait, quand j’ai repris le service documentation, j’ai travaillé sur plusieurs aspects :
– Formaliser l’action du service avec une charte documentaire ainsi qu’une charte d’usage du service que j’ai fait voter aux élus : qui sommes-nous ?, que faisons-nous ?, à qui nous adresse-t-on ?, quel est le fonctionnement du service ?, etc.
– Rationnaliser la dépense en matière d’abonnement, puisque nous avions à l’époque beaucoup d’abonnements qui n’étaient pas toujours utilisés. J’ai donc notamment mené un travail autour des données d’usage des collaborateurs.
– Mettre en place une newsletter à destination principalement des agents de la collectivité. Cette newsletter a été lancée en septembre dernier et j’ai commencé à « Scooper » du contenu pendant l’été. L’idée, c’était de commencer à alimenter une plateforme pour que les collaborateurs reçoivent une newsletter complète et qualitative.
Comment êtes-vous organisés pour la curation de contenu ?
Nous sommes 2 personnes dédiées à la gestion du service Documentation.
La curation me prend une bonne partie de mes matinées puisque j’envoie les newsletters tous les matins.
Cependant, je mesure que je n’utilise pas pleinement les outils de curation que vous mettez à notre disposition parce que je ne les ai pas assez bien paramétrés pour l’instant, les réponses génèrent encore trop de bruit.
J’utilise certaines sources qui sont très précieuses pour moi, notamment la banque des territoires et la Gazette des communes parce qu’ils ont une newsletter quotidienne qui me permet de faire le tour de l’actualité des collectivités.
Par ailleurs, je travaille actuellement à la rédaction d’une charte éditoriale afin d’assurer la cohérence et la qualité de nos publications. Il y a 11 items, dont 10 qui reprennent les grands ensembles de la collectivité :
– Culture
– Infrastructures et mobilités
– Communication publique et numérique
– État et collectivités, consacré aux élus
– Une page d’accueil qui rassemble l’actualité du département
Vous effectuez principalement votre veille à partir de newsletters, dont celles de la Banque des Territoires et de la Gazette des communes. Comment procédez-vous pour publier les articles sur votre topic ?
J’utilise la bookmarklet. Au début, j’ai eu du mal à l’installer, ça a été un peu compliqué techniquement chez nous, mais maintenant que c’est installé, je repasserai plus par les copier/coller.
A qui s’adresse votre veille et quelle est votre audience principale ? Vous avez mentionné les agents internes, mais est ce que des personnes externes au département s’intéressent à votre veille ?
Ce sont principalement des collègues en interne. Ce service a été présenté à la totalité des agents et des cadres en réunion d’encadrement. La collectivité a dans son giron un organisme associé qui s’appelle l’Agence d’aide aux communes, l’ADAC65, qui a pour mission justement de soutenir les communes du département. Aussi, nous n’oublions pas les les communes lors de notre veille afin que les secrétaires de mairie, ou les maires puissent y trouver de l’information.
Pour quelles raisons avez-vous personnalisé l’affichage de votre portail de veille ?
Comme ce travail est un travail qui est tout de même fourni par la collectivité, même s’il est ouvert et offert à tous, il apparaît important de mettre en avant que cette plateforme est le résultat d’une volonté départementale. Enfin, ce travail à un coût de plateforme mais aussi un coût de temps agent
L’idée c’était donc de valoriser le service offert par le département aux collègues mais aussi aux partenaires.
Est-ce que vous avez noté d’autres impacts depuis la mise en place de cette veille ?
Par exemple, un meilleur partage d’informations entre les collègues.
Certains ont bien repéré l’existence de la newsletter et m’en envoient parfois d’autres afin que je m’y abonne. Par ailleurs, je reçois aussi régulièrement des propositions de scoop de la part de mes collègues.
Vous avez un formulaire d’inscription pour chaque newsletter sur vos différentes pages de topics.
Est-ce que ce sont principalement des agents du département qui sont inscrits ?
Principalement oui, mais quelques abonnés sont aussi des personnes externes, principalement de la région.
Quelle est votre fonctionnalité préférée et pourquoi ?
La bookmarklet clairement. C’est très confortable et très pratique.
Pouvez-vous résumer en quelques mots votre expérience avec Scoop.it ?
C’est un très bon outil, en tout cas pour l’usage qui est le mien. C’est exactement ce dont on avait besoin, c’est évident, c’est ergonomique, simple d’utilisation.
J’ai été très bien accompagnée par Marine qui est présente à chaque moment dès qu’on a besoin. C’est un confort vraiment inégalable de travailler avec une solution comme celle-ci, tant par l’ergonomie que par la facilité d’utilisation et puis par le soutien de de votre société dès que de besoin.
Est-ce que vous avez un conseil à donner à une personne ou à une entreprise qui envisagerait de travailler avec Scoop.it pour la première fois ?
Je leur dirai : Faites leur confiance, ils savent ce qu’ils font.
