[Témoignage] Former les futurs hauts fonctionnaires et les informer avec rigueur : la veille au cœur de l’INSP

À l’Institut National du service public (INSP), la veille documentaire n’est pas un simple outil d’information : c’est un levier stratégique au service de la formation des hauts fonctionnaires et de la diffusion des politiques publiques.

Depuis 2017, le centre de ressources et d‘ingénierie documentaire (CRID) propose et pilote une veille structurée, collaborative et largement ouverte au public, grâce à l’outil Scoop.it. Claire Simoncelli en est la référente. En 2021, le choix est fait d’intégrer la veille dans le portail documentaire de l’Institut, de mieux la capitaliser et d’accompagne à la fois les directions internes, les élèves, et un public externe de plus en plus nombreux. La veille devient alors une pièce maîtresse de l’offre documentaire. Retour sur une organisation méthodique et agile, au service de la connaissance et de la performance publique.

Pouvez-vous vous présenter ainsi que votre institut ?

Claire SIMONCELLI et Claire Uhlrich
L’INSP, créé le 1er janvier 2022, est l’opérateur public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs et dirigeants de l’État qui a succédé à l’Ecole Nationale d’Administration.

Claire Uhlrich et Claire Simoncelli travaillent au sein du Centre de Ressources et d’ingénierie documentaires (CRID) qui est rattaché à la direction de la recherche. Le centre de documentation coordonne l’activité de veille pour toute l’institution qui est aussi bien destinée aux élèves qu’aux agents.

Claire Simoncelli, chargée d’étude documentaire, en est la référente.

Claire Uhlrich,, ajointe à la cheffe du centre de ressources et d’ingénierie documentaires, est administratrice du système d’informations documentaires Syracuse et chapeaute notamment le volet d’intégration des flux de veille.

Elles nous proposent un retour d’expériences.

« Notre première utilisation de Scoop.it date de 2017 où nous proposons alors quelques pages de veille. Les thématiques de veille évoluent et s’étoffent en fonction de l’actualité et des formations dispensées au sein de l’INSP. Nous suivons avec attention les politiques menées par le gouvernement et autres institutions et la veille couvre de thèmes tels que l’actualité territoriale, l’évaluation des politiques publiques ou encore les transition écologiques et numériques.

Nous avons ainsi proposé  une page personnalisée qui centralise nos veilles publiques et depuis peu, nous avons également intégré les flux de veille RSS Scoop.it dans notre outil Syracuse.

En interne, nous utilisons les topics privatifs pour assurer des veilles métier (ex : Qualiopi). »

Quelle était votre gestion du contenu avant d’utiliser Scoop.it ?

Le centre de documentation a toujours mené une activité de veille. Nous utilisions des outils gratuits mais qui souvent ne facilitaient pas le travail collaboratif, ne permettaient pas une diffusion sélective et une capitalisation.  Notre veille utilisait principalement les flux RSS et des systèmes d’alertes via mail.

Avec Scoop.it en 2017, la veille a été plus structurée, permettant un partage de l’information plus accru et nous avons pu mettre cet outil et ses fonctionnalités à disposition des agents de l’institut.

Pourquoi votre choix s’est porté sur Scoop.it ?

Lorsque nous nous sommes penchés sur l’acquisition d’un outil de veille trois critères de sélection ont primé. Nous souhaitions un outil :

–   facile à utiliser que tout un chacun puisse s’approprier,

–   capable de générer des newsletters

–   et de capitaliser l’information

Scoop.it a répondu à nos besoins.

Comment êtes-vous organisées pour la curation de contenu ?

La curation de contenu est principalement réalisée par l’équipe du Centre de ressources et d‘ingénierie documentaires (CRID) mais des veilleurs occasionnels y contribuent également (élèves, agents d’autres services, partenaires extérieurs).

Chaque personne pourvoit à la veille globale et alimente des produits de veille diffusés au sein de l’INSP. En parallèle, chaque documentaliste surveille des thématiques spécifiques.

Lors de la mise en place du nouveau portail, a été privilégiée une solution qui réponde aux souhaits des élèves et fournisse une documentation et une veille.

Sur le portail de veille de l’INSP, qui est accessible publiquement, vous pouvez retrouver toute notre veille dont les veilles depuis Scoop.it.

Cette intégration, qui offre une démarche originale pour un catalogue de bibliothèque, met à la disposition des élèves les actualités les plus récentes dans un environnement unique. Ce qui a été très apprécié.

De plus, l’utilisateur est redirigé vers l’article d’origine via l’URL Scoop.it, rendant possible une analyse statistique plus pointue des consultations. La navigation dans le portail peut se faire via la recherche ou via les différentes pages thématiques.

A qui s’adresse votre veille et quelle est votre audience principale ?

Notre public cible privilégié sont les élèves, auditeurs et stagiaires de notre institution. Lors des rentrées, notre veille est présentée systématiquement à nos publics qui peuvent s’abonner ensuite aux thématiques de leur choix, suggérer et s’approprier l’information.

Nous avons rendu nos produits de veille publics il y a 2 ou 3 ans. La page personnalisée ainsi que la mise à disposition de notre veille sur le portail permettent à tout un chacun d’en bénéficier. Nous avons ainsi une consultation externe importante et croissante ; notre bon référencement sur les moteurs de recherche y contribue.

En 2024, les rubriques veilles du portail ont reçu plus de 122 000 visiteurs représentant 435 520 consultations de pages. Le nombre de pages consultées a été multiplié par 3 depuis 2023.

Est-ce que vous avez noté d’autres impacts depuis la mise en place de cette veille ?

Tout le travail de structuration de la mission de veille et le recours à l’outil centralisé Scoopit a été essentielle pour répondre aux critères de veille lors la certification Qualiopi de notre institut.

La veille a fluidifié les process ; et favorisé le travail collaboratif. Nous avons pu répondre plus facilement aux demandes d’actualité.

Quelle est votre fonctionnalité préférée et pourquoi ?

La bookmarklet, très rapide d’utilisation et la rubrique Insight qui nous permet d’ajouter notre point de vue sur l’article ou ce le compléter. L’ajout directement une image est également très pratique.

Pouvez-vous résumer en quelques mots votre expérience avec Scoop.it ?

Les points que l’on avait mentionnés précédemment résument bien notre utilisation. La facilité d’utilisation de diffusion et la capitalisation de l’information.

C’est un outil très collaboratif et fluide qui est pensé pour les utilisateurs avec une ergonomie qui permet une prise en main très intuitive.

Est-ce que vous avez un conseil à donner à une personne ou à une entreprise qui envisagerait de travailler avec Scoop.it pour la première fois ?

C’est un outil très pratique, mais toute veille nécessite au préalable un travail réflexif et évolutif. Il s’agit de clarifier et de déterminer son process de veille avant d’utiliser et de concrétiser notre veille avec l’outil Scoop.it.

Merci beaucoup pour vos réponses et votre temps.

Le Centre de ressources et d’ingénierie documentaires (CRID) est au cœur des activités de formation et la recherche de l’INSP. Il propose un portail documentaire riche, donnant accès à plus de 55 000 ouvrages, 35 000 articles, et de nombreuses ressources en ligne. Présent à Strasbourg et Paris, il offre des espaces de travail modernes et patrimoniaux. Il s’adresse aux élèves, auditeurs, enseignants, chercheurs et partenaires de l’INSP.